某某公司档案管理办法

某某公司档案管理办法

某公司档案管理办法

一、目的:为加强公司各类档案管理的规范性,特制定本办法。

二、 适用范围:公司的全部文书档案、人事档案、会计档案、工程档案。

三、 管理权限:各相关部门

四、 档案的立卷归档:

1.行政档案的立卷:

(1) 立卷范围:公司业务活动中的收文及批办过程中的批办材料;以公司名义发出的文件(定稿、存本、附件);各种会议文件及会议记录;公司内部管理类文件(日常工作中形成的计划、总结、统计报表、规章制度等);公司内部形成的除人事、财务方面之外的其它请示、报告、批复;公司对外签订的经济合同原件(合同预算部一份,由财务部门一份存档及多余份数行政办公室保存;只有一份原件的,由财务部门保存,其他报名保存复印件,并在其上注明原件存放处);在工作过程中形成的照片、录音带、录像带、计算机软盘及光盘、工具类书籍;公司领导或部门经理外出参观学习等活动带回的文字、声像、科技资料。

(2) 有关部门须保留档案原件时,行政办公室应保存复印件,并在复印件上注明原件存放处。

2. 工程档案的立卷:

(1) 立卷范围:与工程相关的具有现实和长远保存价值的各类工程文件资料(工程前期资料、勘察、设计、施工、监理资料、设备资料;工程竣工验收资料等)。

(2) 工程部应派专人负责技术档案的整理、立卷、归档工作,归档文件资料必须完整、准确,经过系统整理、编目后由工程部负责人审查后归档。

⑶ 工程结束后,由工程部负责移交有关部门存档。

五、 档案的保管:

1.凡公司在各类经营活动中形成的具有保存价值的文件资料,均应由各档案管理有权部门进行收集、整理、立卷归档及甲常管理,其它部门和个人不得擅自留存。

2. 凡属立卷归档的文件资料,必须为原件,书写格式必须符合要求,书写工具须为钢笔或黑色碳素笔,且应保证其完整、齐全、分类清楚。3,档案管理实行一月一整理制度,所有归档文件均应为已完成文件。

4. 各档案管理有权部门的部门经理应定期对本部门全部档案的保管及借阅登记状况进行核查,如发现问题,应及时向上级主管领导汇报,以便及时采取措施确保档案的安全。

5. 对破损和变质的档案及时进行复制和修补。

六、 档案的借阅:

1.借阅档案时需填写《借阅登记表》;并不得将档案带离所在办公室o

2. 经领导批准后档案被借出时,档案管理人员应在该档案的位置上,放一张代替卡,卡上应标明档案卷号、借阅时间、借阅单位、借阅人姓名,以便按时催还,防止档案丢失。

3．秘密档案的借阅应由行政办公室主任在借阅登记表中签字认可;机密档案由档案管理有权部门主管副总签字认可;绝密档案由公司总经理签字认可后方可借阅。

4. 保密性档案原则上不得摘抄或复印,如确实需要时,应由档案管理有权部门最高负责人在借阅登记表中签字认可。

5. 借阅档案的部门和个人,必须妥善保管档案资料,不得将其拆散,或进行涂改、勾划、折叠、抽页等损坏性行为,也不得转借他人使用。

6. 借阅人归还档案时必须经档案管理人认真检查后方可进行销号。

七、 档案的销毁:档案销毁由办公室报请公司主管副总及总经理批准后执行,并须由公司指派专人进行监督。