餐饮采购供应链管理规程

餐饮采购供应链管理规程

餐饮采购与供应链管理

5.1 采购计划

十三鲜的采购计划是根据自身经营计划、由店管部汇总的日常经营需求计划、各部门的采购申请、年度预算、库存情况以及资金供应情况等确定,对经营急需物品,我们会予以优先考虑。针对不同采购品我们将分别制订年度采购计划、月度采购计划及日采购计划。同时要根据每天的经营情况、物品日常消耗情况、库存情况向店管部报送每天的需求计划,其中包括每天的销售主产品及各种配料、一次性消耗物品等。

5.1.1 采购申请的提出及审批权限

采购申请应注明物品的名称、数量、需求日期、参考价格、用途、供应厂商(参考)、交货期、送货方式等。然后经过采购部长审批通过予以采购,必要时将征求总监意见。采购计划由采购部根据经审批后的采购申请制订,日采购计划由采购部长批准执行,月度采购计划和年度采购计划需报请财务部总监和总监审批。另外采购计划应同时报送财务部审核,以利于公司资金的安排。

5.1.2 采购作业的执行

十三鲜的采购作业将按照择优、择廉、择近的原则并严格按照采购计划按质、按量、按时进行采购。同时为了有效降低采购成本,达到规模采购,并保证采购物品质量的稳定性与标准,以下消耗较大且常用物品应尽量采用定点供应商长期议价供货的方式:

生鲜类:包括猪、牛、羊肉、鸡、鸭、鱼、海鲜、蛋、常用蔬菜等;

干货类:各种肉食、海鲜、木耳、蘑菇等;

粮油、各种调料等;

饮料类、酒品类;

经营加工用器材类、包装用材料、其它低值易耗品类;

熟食、凉菜类委托对外加工产品等。

5.1.3 采购价格核准

招标采购物品的价格由评标小组决定。在质量、服务标准、付款方式、送货方式等相同的情况下,价格最低者中标。如分歧较大,由十三鲜主管领导商夺或总监决定。供应商及采购价格确定后,由采购部统一向供应商订购,发出订购单或签订采购合同。订购过程中实行执行的采购价格与经核准的采购价格有差异时,采购人员应按采购价格核准的审批程序进行重新审批,紧急情况下可直接报请副总监审批。若由采购员代表公司签订采购合同的,必须有十三鲜总监的授权。

6.1.4 交货及验收

采购执行过程中,采购部应按询价、订购、交货三个阶段负责对采购作业制定进度计划并进行进度控制。如未能按进度完成采购作业时,应撰写异常原因及预定完成日期,经主管领导审批后转送请购或使用部门,以便采取应对措施。

采购物品及外协产品在使用中出现问题,采购员应负责联系供货商,处理有关质量问题的解决、退换货、索赔等事宜。

5.2 采购成本控制

5.2.1 采购成本控制关键点

十三鲜针对采购成本的主要构成要素,采购成本控制的关键点包括以下几点

1.最优采购价格的确定

采用多种采购形式:包括招标采购、供应商长期定点采购、比价采购等,通过对各种采购形式的对比,找出成本最低的采购形式组合以达到降低采购成本的目的。

2.合理采购订货量的确定

采购订货量的确定直接影响存货的缺货成本、采购物品的存储费用、采购资金占用的利息费用及存货的损失成本等,因此确定一个合理的采购订货量是控制采购成本的关键环节。合理采购订货量的制定包括以下几个步骤:存货信息的收集;存货信息分析;确定安全库存量;确定合理订货量。

3.最佳物品运输配送方式的确定

物品运输配送方式直接影响物品的运输成本费、包装成本费等,采购人员在订购过程中应要求供应商提供上述各项成本的详细清单,或与财务部相关人员合作,对上述成本作出分析,选择最佳的物品运输配送方式,提出降低成本的建议。

5.3 供应商管理

5.3.1 供应商信息收集与调查

供应商信息收集与调查由采购部负责,店管部、物品请购部门、使用部门等负责提供信息及推荐合格的供应商。凡欲与十三鲜建立供应关系且符合条件者应填写供应商调查表,作为选择供应厂商的参考。供应商调查表交采购部审核并存档备查。如果供应商的生产经营条件发生变化,应要求供应商及时对该表进行补充和修改。在每次供货结束后,店管部、使用部门等应提供供应商的供货实绩,采购部负责将供应商的业绩记于供应商管理档案,作为评审供应商业绩的资料。

5.3.2 选择供应商原则及方法

招标采购物品、长期定点供应商的选择参照采购招标管理中规定执行。比价采购物品的供应商选择由采购部汇总初选合格、评审考察通过的供应商名单,并提供相关的分析资料,按以下原则进行选择:

同等条件价格、质量优先;

同等条件信誉、实力优先;

同等条件服务优先;

同等条件下,厂家为先的原则。

同等条件先本地后外地的原则。

供应商评审的层次与周期

对于临时采购的供应商,采购部应对供应商的经营资格进行审核,报采购部经理审批。对于长期采购的供应商,采购部应对其经营资格、信誉、服务、采购标的、质量等审核,审核通过后,认定其合格供应商资格,报采购部长审批,并每年复审一次。对于正在合作的长期采购供应商,采购部应至少每季度进行一次考评工作,并根据考评结果分配下期的采购比例,由采购部经理审核,并报总监审批,供应商名录应不断更新并注意发展增加供应商。

5.3.3 供应商业绩考评

采购部应组织相关部门定期考核和评估供应商,确保所采购产品质量、供应、支持和服务、经济指标等满足十三鲜相关规定要求。供应商每批供货,采购部应根据质量检验所提供的各项数据建立供应商质量档案,同时要及时将考评结果通知供应商,对于考评不合格者,应督促其提出相应的改进措施并将改进措施及改善结果记录在案。

采购物品在使用过程中发生质量问题或采购合同执行过程中供应商违约时,相关部门应通知供应商及时解决并将此信息反馈给采购部,采购部在对供应商提出警告,必要是予以更换。也可根据问题的严重程度寻求法律解决途径。

5.3.4 建立供应商档案:

采购部负责建立供应商档案,店管部、中心厨房予以配合,对每个选定的供应商必须有详尽的供应商档案。(供应商调查表、供应商审批表、供应商质量档案、供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料。)

供应商档案由采购部信息管理员负责管理,未经采购部长允许,不得随便查阅。